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Wenn der Gebühreneinzug nicht durch Sie sondern durch z.B. die Stadtkasse geschieht, hilft Ihnen die AMADEE Kassenschnittstelle, die Forderungen automatisch an die Stadtkasse zu übertragen.

Sie können dabei entscheiden, ob Sie bei der Erstellung von Jahresrechnungen direkt das gesamte Jahr oder z.B. nur den nächsten Monat übertragen.

Neben der Übergabe von Buchungsdaten können auch Personenstammdaten übertragen werden. Über diesen Weg lassen sich in der Stadtkasse dann vollautomatisch Personen oder auch SEPA Mandate anlegen, sodass eine händische Erfassung nicht mehr erforderlich ist.

Funktionen

• Frei definierbare Dateiaufbau anhand der Vorgaben des Kassenprogramms
• Erstellung von einer oder mehrerer Dateien
• Flexible Übergabezeiträume
• Übergabe von Stammdaten und Buchungsdaten
• Individuelle Aufteilung der zu übergebenen Daten z.B. nach Kostenstellen oder Fälligkeiten
• Übergabe von vergangenen Fälligkeiten
• Keine Begrenzung auf ein Kalender- oder Haushaltsjahr
• Dokumentation aller jemals erzeugten Übergaben
• Beliebiges Format und Aufbau der Schnittstelle wie z.B.:
  • XML, Komma-getrennt, Excel, Tabulator-getrennt
• Kompatibel zu allen Programmen, insbesondere:
  • SAP, FIS, SEPA-XML, H&H, KIRP, AB-DATA, CIP, INFOMA Kameral oder Doppik, DATEV, ProFiskal, HKR, uvm.

Die AMADEE Online-Anmeldung und -Abmeldung bietet digitale Formulare für die An- und Abmeldung. Diese werden direkt in Ihre Homepage integriert und sind mit der Verwaltungssoftware verknüpft.

Vorteile

• Einbettung in Ihre bestehende Webseite ohne großen Aufwand
• Direkte Hinterlegung der Daten ohne Abtippen oder Entschlüsseln der Handschrift
• Personen aus der Online Anmeldung lassen sich mit bereits in AMADEE vorhandenen Personen verknüpfen, um Dubletten zu vermeiden
• Weiterverarbeitung über den AMADEE Assistenten für die Warteliste oder die Einteilung
• Konfigurierbare Schriften und Farben
• Frei definierbare Texte und Felder (einblenden, ausblenden, Pflichtfelder definieren etc.)
• Mehrsprachig

Im Folgenden sehen Sie ein Beispielformular, dass in unsere Webseite integriert wurde. In dieser Form können Sie das Formular auch in Ihrer Webseite integrieren. Die hier hinterlegten Daten können Sie dann in der AMADEE Demo einsehen.

Direkter Versand von E-Mails und SMS aus der Verwaltungssoftware heraus. Keine Nutzung von externen Tools und direkte Verknüpfung mit dem Dokumentenmanagement. Sie können somit z.B. Ihre Rechnungen per E-Mail als PDF-Datei an Ihre Zahlungspflichtigen senden. Sie sparen sich dadurch die Druck- und Portokosten für den Rechnungsversand.

Darüber hinaus lassen sich mit wenigen Klicks alle Schüler über einen Unterrichtsausfall informieren. Dazu legen Sie zuerst fest, welche Lehrkraft über welchen Zeitraum ausfällt. Im Anschluss können Sie alle betroffenen Schüler über den Ausfall informieren.

Der Versand von SMS und E-Mails kann an einen Empfänger, wie z.B. einen Schüler, oder an eine Personengruppe erfolgen. Sie definieren zuvor welche Gruppe von Personen eine Nachricht erhalten soll. So wählen Sie z.B. alle Schüler aus, die am Mittwoch am Klavierunterricht teilnehmen und verschicken dann im Anschluss Ihre Nachricht. Mit Hilfe von Variablen wie z.B. den „Schülernamen“ können sie generische Nachrichten, ähnlich einem Serienbrief, verfassen.

Funktionen

• Versand an beliebige Empfängergruppe, z.B. alle Klavierschüler, alle Fördermitglieder usw.
• Versand von Rechnungen, Änderungsmitteilungen usw. per E-Mail-Anhang
• Versand von SMS bei Unterrichtsausfall
• Nachverfolgung sämtlicher Nachrichten
• Freie Inhaltsgestaltung mittels eingebautem Textgenerator
• Freie Gestaltung der Briefvorlagen mit Word oder Open Office
• Versand von Serien-E-Mails mit beliebigen Anhängen
• Sämtliche E-Mails und SMS werden automatisch im Dokumentenmanagement gespeichert

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Alle E-Mails werden von einer von Ihnen vorgegebenen E-Mail-Adresse wie z.B. info@musikschule-musterstadt.de verschickt. Dazu muss lediglich der SMTP-Server hinterlegt werden. Sollte eine E-Mail einmal nicht zustellbar sein, erhalten Sie in Ihrem regulären Postausgang die Info darüber. Somit ist es auch möglich, dass die Empfänger Ihnen auf eine E-Mail antworten.

Voraussetzungen für den SMS-Versand

Die SMS werden von der AMADEE Musikschulverwaltung über einen externen Anbieter verschickt. Die Nachricht wird von AMADEE verschlüsselt über einen HTTPS-Link an diesen Anbieter gesendet, der die Nachricht dann an den eigentlichen Empfänger weiterleitet. Auf Ihrer Seite muss lediglich sichergestellt sein, dass dieser Link von der Software aufgerufen werden darf. Dazu ist unter Umständen eine entsprechende Einstellung in Ihrem Proxy-Server erforderlich.

Mit der AMADEE Honorarabrechnung rechnen Sie Ihre Honorarkräfte einfach und schnell ab.

Hinterlegen Sie für den für die Lehrkraft geltenden Satz pro Unterrichtseinheit und das Programm errechnet anhand der gegebenen Unterrichtseinheiten das entsprechende Honorar der Lehrkraft. Auch Abschläge mit einer Spitzabrechnung können definiert werden. Haben Sie für bestimmte Kurse ein Sonderhonorar definiert? Auch das ist kein Problem. Für jede Lehrkraft und jeden Unterricht können individuelle Honorare, abweichend vom Standard, definiert werden.

Durch die An- und Abwesenheiten können Sie steuern, ob eine Unterrichtseinheit wirklich stattgefunden und somit abgerechnet wird oder die Unterrichtseinheit aufgrund von Krankheit, Ferien oder sonstigen Abwesenheiten ausgefallen ist.

Zudem haben Sie die Möglichkeit Fahrtzeiten oder Unterrichtsvorbereitungen als Zusatzteil geltend zu machen und mit abzurechnen.

Übergeben Sie am Monatsende mit wenigen Klicks die berechneten Honorare zur Auszahlung an Ihre Bank oder als Export an Ihre Finanzverwaltungssoftware.

Funktionen

• Individuelle Honorare je Fach, Unterrichtsform oder Lehrkraft
• Das Honorar kann schnell und einfach für einen Monat je gehaltenem Unterrichtstermin oder als Abschlag mit späterer Spitzabrechnung definiert werden
• Hinterlegung von sonstigen Honoraren z.B. für ein Konzert
• Automatische Berechnung der monatlichen Honorare
• In Kombination mit der digitalen Pflege von Anwesenheiten wird das Honorar automatisch nur für gehaltene Unterrichte berechnet
• Übergabe der Honorare per Schnittstelle
• Hinterlegung von Fahrtkosten
• Erzeugung einer SEPA-Datei für die direkte Auszahlung

Mit der AMADEE Medien- und Inventarverwaltung behalten Sie Ihr Inventar jederzeit im Blick. Es lassen sich unbegrenzt viele Medien, wie z.B. Notenhefte, Bücher, CD´s, DVD´s usw. oder sonstiges Inventar hinterlegen und verwalten. Jede relevante Information lässt sich durch zahlreiche Eingabefelder in die AMADEE Musikschulverwaltung übertragen.

Die eingegebenen Medien können Sie mit wenigen Klicks an eine Person unentgeltlich verleihen. Zudem steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, die Medien im Vorfeld für diese Person zu reservieren. Dadurch können Überschneidungen im Verleihzeitraum und bei der Planung gar nicht mehr entstehen.

Zusätzlich stehen Ihnen alle benötigten Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um nur die gängigsten zu nennen, können Sie sich beispielsweise nicht nur eine Inventarliste ausgeben lassen, sondern auch Übersichten der zurzeit verfügbaren Medien, der verliehenen Medien oder eine Rückgabeliste zu einem bestimmten Stichtag.

Als ideale Ergänzung um Ihre Gebühren optimal auszuwerten, bieten wir Ihnen die AMADEE Leistungsrechnung an. Mit diesem Modul erwerben Sie eine große Auswahl an Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Gebühren- und Entgeltordnung. Natürlich können Sie anhand der Gebührenstatistik erkennen, wie sich Ihre Einnahmen verteilen. Mit der AMADEE Leistungsrechnung werden Ihnen diese Daten detailliert aufgeschlüsselt und Sie haben zusätzliche Filtermöglichkeiten.

So können Sie zum Beispiel wertmäßig herausfinden, welche Schüler für welchen Zeitraum eine Sozialermäßigung oder Familienermäßigung bekommen haben. Des Weiteren können Sie ermitteln welche Einnahmen ein Instrument seit seiner Anschaffung erzielt hat. Als weiteres Beispiel welcher Unterrichtsort anhand der Unterrichtsgebühren abzüglich der Unterrichtskosten (falls im Programm hinterlegt) der lukrativste ist.

Mit dem AMADEE Listen- und Statistikgenerator versetzen Sie sich in die Lage eigene Listen und Auswertungen auf Basis der vorhanden „Grundlisten“ zu erstellen.

Sollte Ihnen die von AMADEE vorgegebene Anzahl an Auswertungen nicht genügen, können Sie mit dem AMADEE Listen- und Statistikgenerator beliebig viele hinzufügen.

Bestehende Auswertungen ergänzen Sie beispielsweise um weitere Trennlinien oder Summenfelder oder Sie tauschen nur die angezeigten Spalten aus. Veränderte Auswertungen speichern Sie dann unter anderem Namen ab, damit die Originalauswertung immer vorhanden bleibt.

Fehlt Ihnen eine bestimmte Auswertung, welche Sie auch mit den gegebenen Mitteln nicht erzeugen lässt, können Sie mit dem Besitz des Listen- und Statistikgenerators diese bei uns in Auftrag geben. Die entstehenden Aufwände sind mit der Servicegebühr für den Listen – und Statistikgenerator abgegolten.

Mit dem AMADEE Kassenimport lassen sich Daten z.B. aus der Stadtkasse in AMADEE importieren. Hierbei kann es sich z.B. um die Zahlungseingänge Ihrer Kunden handeln. Somit ist in AMADEE jederzeit der aktuelle Kontostand der Zahlungspflichtigen aufrufbar. Sie als Musikschule sparen sich somit ggf. die teuren Lizenzen für den Zugriff auf die Finanz-Software Ihrer Stadtkasse.

Ebenso lassen sich SEPA-Mandate importieren, wenn diese nicht von Ihnen in der Musikschule verwaltet werden. Die gelieferten Mandatsreferenznummern können dann auf Dokumenten, wie Rechnungen verwendet und ausgegeben werden. So kann der aktuelle Kontostand eines Kunden auf der Rechnung berücksichtigt werden. Hat ein Zahlungspflichtiger bereits einen größeren Betrag im Voraus gezahlt, kann das auf der Rechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Der Kassenimport lässt sich automatisieren. Bei jedem Start von AMADEE wird dann überprüft, ob eine neue Importdatei vorliegt und diese automatisch importiert.

Die Importdatei wird nach Ihren Anforderungen angepasst und ist kompatibel zu allen gängigen Programmen des Finanzwesens.

Funktionen

• Import beliebiger Daten in beliebigen Datenformat
• Jede Schnittstelle wird individuell für Sie entworfen
• Auf Wunsch können die Daten vollautomatisch (z.B. jede Nacht) eingelesen werden