Verwaltungsmodule

In der AMADEE Musikschulverwaltung werden sämtliche Stammdaten, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen, hinterlegt.

Personendaten

In der Personenverwaltung finden Sie alle Personen, mit denen Sie an Ihrer Musikschule arbeiten. Jede Person kann dabei verschiedene Rollen einnehmen, wie z.B.:

• Zahlungspflichtige
• Kontoinhaber / Abweichende Kontoinhaber
• Erziehungsberechtigte
• Schüler
• Lehrkräfte
• Sonstiges Personal
• Mitglieder

Eine Person wird immer nur einmal eingegeben und kann dann einer oder mehreren Rollen zugewiesen werden. Ein Schüler kann z.B. gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger und Erziehungsberechtigter sein. Personen können in familienähnliche Beziehungen zueinander gesetzt werden. Auf Grundlage dieser Beziehungen ist es möglich, Ermäßigungen oder Zuschläge automatisch zu ermitteln (Geschwisterermäßigung, Erwachsenenzuschlag, etc.). Zu jeder Person lassen sich Details wie die Anschrift, Kontaktdaten oder die Bankverbindung hinterlegen. Auch ein in der Zukunft geplanter Umzug ist kein Problem, da die Daten mit einer Gültigkeit versehen sind. Somit wird z.B. ein Bescheid immer an die aktuell gültige Adresse verschickt. Zu den Bankdaten lässt sich optional ein SEPA-Mandat hinzufügen.

Auch die Kommunikation mit Personen ist mit AMADEE problemlos möglich. Mittels Serienbriefen, E-Mails oder SMS können Sie jederzeit vordefinierte Empfängergruppen kontaktieren.

In der AMADEE Musikschulverwaltung pflegen Sie auch die Daten Ihrer Lehrkräfte sowie sonstigem Personal.

Neben den generellen Stammdaten hinterlegen Sie, welche Fächer die Lehrkräfte unterrichten sowie deren Beschäftigungsverhältnis.

Handelt es sich um Honorarkräfte, können mittels der AMADEE Honorarabrechnung die monatlichen Honorare automatisch berechnet werden.

Bei Angestellten Lehrkräften können Sie die Tarif- und Entgeltgruppe hinterlegen und Deputate einsehen. Mittels Deputatslisten bekommen Sie schnell einen Überblick über die Auslastung der einzelnen Lehrkräfte.

Funktionen:

• Verwaltung beliebig vieler Lehrkräfte und sonstigem Personal
• Zusatzdeputate zur Hinterlegung von sonstigen Tätigkeiten
• Deputatslisten
• Stundenpläne
• Anwesenheitslisten in digitaler oder Papierform
• Zuordnung zu Fächern
• Abrechnung von Honorarkräften

Eine zentrale Aufgabe der Software ist die Verwaltung sämtlicher Unterrichte und deren Belegungen. Dabei werden alle Schüler als Belegung in den jeweiligen Unterricht hinzugefügt. Somit ist problemlos ersichtlich, welche Schüler gemeinsam an einem Unterricht, z.B. einem Ensemble, teilnehmen. Zu jedem Unterricht lassen sich beliebig flexibel Schüler, Lehrkräfte, Unterrichtstermine und Räume zuordnen. Ein Unterricht kann wöchentlich, vierzehntäglich, unregelmäßig usw. stattfinden. Über diesen Weg lassen sich auch problemlos Kurse und Workshops abbilden.

AMADEE bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Planung Ihrer neuen Unterrichte an. So lassen sich alle Ihre Anmeldungen als Unterrichte bzw. Unterrichtsbelegungen in einem Status „geplant“ hinterlegen. Nach der Eingabe der Anmeldungen lassen sich die Unterrichte in einer übersichtlichen Oberfläche auf die freien Termine verteilen. Vorhandene Unterrichte der Lehrer und vorhandene Belegungen der Räume werden dabei ebenso berücksichtigt wie die „Wünsche“ Ihrer Interessenten auf der Anmeldung. Optional lassen sich diese Aufgaben auch an die Lehrer mittels eigenem Zugang delegieren. Während der Planung müssen Sie sich keine Sorgen um Statistiken oder Rechnungen machen. Unterrichte im Status „geplant“ haben keinerlei Auswirkungen auf Ihre Schülerzahlen und Abrechnungen, solange sie nicht aktiviert wurden.

Durch die Hinterlegung Ihrer Gebühren- bzw. Entgeltordnung in AMADEE haben wir die Möglichkeit die Gebühren automatisch zu berechnen. Auch Ermäßigungen wie z.B. die Familienermäßigung oder Zuschläge wie z.B. der Erwachsenenzuschlag können konfiguriert und automatisiert berechnet werden.

Für jede Gebühr lassen sich flexible Kriterien definieren, wann diese berechnet werden soll, z.B. abhängig vom Alter oder Wohnort oder nur in Kombination mit anderen Unterrichten.

Haben Sie eine Gebührenerhöhung, können Sie diese schon im Voraus hinterlegen. AMADEE verwendet die neuen Gebühren dann an dem Zeitraum, für den Sie diese aktivieren.

Sie kümmern sich nur noch um die Pflege der Schüler- und Unterrichtsdaten. Der Rest geschieht automatisch durch die AMADEE Musikschulverwaltung.

Auch nachträgliche Korrekturen stellen kein Problem dar. AMADEE erkennt die Änderungen in der Vergangenheit und nimmt entsprechende Korrekturberechnen vor. Den Abrechnungszeitraum können Sie frei definieren, z.B. ein Schul- oder Kalenderjahr.

Funktionen:

• Automatische Berechnung aller Gebühren, egal ob z.B. monatlich, jährlich oder je Unterrichtstermin
• Automatische Berechnung aller in der Gebührenordnung hinterlegten Ermäßigungen und Zuschläge
• Schnelle Rechnungserstellung für alle Zahlungspflichtigen innerhalb weniger Minuten
• Freie Definition weiterer Zuschläge und Ermäßigungen
• Ermäßigungen und Zuschläge individuell konfigurierbar für bestimmte Unterrichte
• Manuelle Ermäßigungen und Zuschläge für Zahlungspflichtige, Schüler, Unterrichte, Belegungen und Leihinstrumente
• Berechnung der Ermäßigungen prozentual oder als fest definierter Betrag
• Reihenfolge der Ermäßigungen frei definierbar
• Automatische Berechnung von Instrumentenleihgebühren
• Automatische Aktualisierung der Gebühren bei Änderungen (z.B. Kündigung, Neuanmeldung)
• Zuweisung von Kostenträgern und Kostenstellen
• Sämtliche Konfigurationen können für bestimmte Fächer aktiviert / deaktiviert werden
• Frei definierbare Zahlungstermine (monatlich, tertiär, jährlich, etc.)

Mit der AMADEE Musikschulverwaltung lassen sich neben dem Musikschulbetrieb auch Mitglieder und Förderer der Musikschule verwalten. Sparen Sie dadurch Zeit und Geld, da zusätzliche Programme und Tabellen überflüssig werden.

Durch die innovative Rollenverteilung können Lehrer, Schüler und Zahlungspflichtige als Mitglieder hinterlegt werden, ohne dass diese mehrfach im System aufgenommen werden.

Die Vereinssatzung wird eigenständig zur Gebührenordnung eingegeben um die Mitgliedsgebühren unabhängig von den Unterrichtsgebühren einziehen zur können. Abrechnungs- und Zahlungstermine können Sie somit frei von den Terminen der Unterrichtsgebühren wählen.

Bei der Berechnung haben Sie die Auswahlmöglichkeiten ob Sie jedes Familienmitglied eigenständig oder einen Familienbeitrag berechnen möchten. Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, haben Sie bei der Beitragsberechnung verschiedene Eingabemöglichkeiten, wie z.B. einer Beitragsstaffelung nach Alter.

Selbstverständlich können Sie auch für die Mitglieder alle hinterlegten Daten auswerten.

Funktionen:

• Verwaltung beliebig vieler Mitglieder
• Hinterlegung von verschiedenen Beitragssätzen
• Automatischer SEPA Einzug
• Diverse Auswertungsmöglichkeiten

Direkt aus AMADEE lassen sich z.B. beliebige An-, Um- und Abmeldedokumente erstellen. Schüler auf der Warteliste können Sie mittels Vorlagen über den aktuellen Status informieren. Auch Serienbriefe können an frei filterbare Empfänger gesendet werden, z.B. alle Schüler im Fach Klavier, die dienstags Unterricht haben.
Mittels Variablen können Sie in den Schreiben Informationen zu Person, Lehrkraft, Unterricht usw. vollautomatisch ausgeben lassen, z.B. die Briefanrede oder das Unterrichtsfach eines Schülers.
Die erzeugten Dokumente werden automatisch im Dokumentenmanagement hinterlegt. Damit können Sie jederzeit einsehen, wann Sie welches Dokument an welche Person versendet haben. 
Zur Erstellung der Dokumente sind keine externen PDF-Tools erforderlich.

Besitzen Sie das Modul für den E-Mail- & SMS-Versand, können sämtliche Dokumente auch ohne externe Programme direkt an den Empfänger via E-Mail gesendet werden. Sämtlicher Schriftverkehr wird automatisch im AMADEE Dokumentenmanagement abgespeichert.

Außerdem haben Sie mit diesem Modul die Möglichkeit bei einem Unterrichtsausfall z.B. per SMS darüber zu informieren.

Funktionen:

• Serienbrief oder E-Mail-Versand an frei filterbare Empfängergruppen
• Hinterlegung beliebig vieler Dokumentenvorlagen
• Generische Texte mittels Variablen
• Individuelle Dokumentengestaltung
• Integrierte PDF-Erstellung
• Automatische Ablage der Dokumente im Dokumentenmanagement

Alle im Programm hinterlegten Daten lassen sich durch Auswertungen, Diagramme und Statistiken in individuellen Ansichten darstellen. So beinhaltet die AMADEE Musikschulverwaltung in der Basis-Version u.a. die folgenden Auswertungsmöglichkeiten:

• Schülerdaten
• Zahlungspflichtige / Zahler
• Erziehungsberechtigte
• Lehrkräfte
• Mitgliedsdaten
• Unterrichtsdaten
• Anwesenheitslisten
• Instrumente
• Wartelistenauswertungen
• Statistiken

Mit dem Erweiterungsmodul Listen- und Statistikgenerator können diese Listen und Auswertungen um individuelle Auswertungen ergänzen oder Sie bearbeiten die vorhandenen Listen nach Ihren Wünschen.

Alle Daten und Auswertungen lassen sich zudem einfach zur Weiterverarbeitung in Excel exportieren.

Automatische Erstellung des VdM-Berichtsbogens

Für Mitglieder im Verband deutscher Musikschulen lässt sich der Berichtsbogen bequem aus dem Programm erstellen. Die Schülerdaten, Unterrichtsdaten und Unterrichtszeiten werden aufgrund der vorhandenen Daten automatisch berechnet und in den Berichtsbogen eingetragen. Auch Kooperationen werden dabei berücksichtigt.

Das lästige Berechnen mit Papier und Bleistift entfällt komplett. Die Daten lassen sich im Anschluss exportieren und auf der Internetseite des VdM hochladen. Für Musikschulen, die dem Verband bayerischer Sing- und Musikschulen angehören, kann der VdM-Bericht auf der Seite des Landesverbandes hochgeladen werden.

Der Berichtsbogen wird ständig an die neuen Anforderungen des VdM angepasst.

Für Mitglieder im Verband deutscher Musikschulen  lässt sich der VdM-Berichtsbogen bequem aus dem Programm heraus erstellen. Die Schülerdaten, Unterrichtsdaten und Unterrichtszeiten werden aufgrund der vorhandenen Daten automatisch berechnet und in den Berichtsbogen eingetragen. Auch Kooperationen werden dabei berücksichtigt.

Das lästige Berechnen mit Papier und Bleistift entfällt komplett. Die Daten lassen sich im Anschluss exportieren und auf der Internetseite des VdM hochladen. Für Musikschulen, die dem Verband bayerischer Sing- und Musikschulen angehören, kann der VdM-Berichtsbogen auf der Seite des Landesverbandes hochgeladen werden.

Der Berichtsbogen wird ständig an die neuen Anforderungen des VdM angepasst.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf den Seiten des VdM unter musikschulen.de.

Bei der AMADEE Musikschulverwaltung handelt es sich um eine Browser-Anwendung. Somit ist bei den Anwendern (Clients) keine Installation erforderlich. Sie benötigen lediglich ein Gerät mit einem vorinstallierten Browser egal ob PC, Laptop, Tablet, Smartphone usw. Es werden alle gängigen Browser wie Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome oder Apple Safari unterstützt.

Wir empfehlen die AMADEE Musikschulverwaltung bei uns in der Cloud zu betreiben um die Einrichtung eines eigenen Servers zu ersparen. Diese wird bereits von über 95% unserer aktiven Kunden genutzt. Es handelt sich bei der AMADEE Cloud um Server mit deutschem Standort bei den Anbietern Hetzner und Strato. Beide Anbieter sind ISO 27001 zertifiziert.

Alle Hard- und Software bezogenen Wartungsaufgaben werden von uns übernommen. Sie benötigen lediglich einen Link zum Aufrufen Ihrer AMADEE Musikschulverwaltung und eine aktive Internetverbindung. Die Daten werden dabei SSL-verschlüsselt zwischen Ihnen und dem Server übertragen.